اللائحة التنفيذية الداخلية للجمعية السعودية لطب الأسرة والمجتمع

بناءً على ما ورد في القواعد المنظمة للجمعيات العلمية في الجامعات السعودية ، فقد عملت الجمعية على وضع اللوائح التنفيذية لهذه القواعد وتم عرضها على الجمعية العمومية للجمعية لاعتمادها وهي كالتالي:

المادة الأولى:
تم إنشاء الجمعية السعودية لطب الأسرة والمجتمع بقرار من معالي مدير جامعة الملك فيصل رقم 230/2 في تاريخ 24/9/1409هـ بناءً على الصلاحيات المخولة لمعاليه نظاماً وبناءً على ما ورد في الفقرة ( ا – و ) من المادة الرابعة من لائحة المجلس الأعلى الصادرة بقرار المجلس الأعلى للجامعة في جلسته العاشرة بتاريخ 28/3/1399هـ .

المادة الثانية:
بناءً على ما ورد في مشروع إنشاء الجمعية وما تم اعتماده في الجمعية العمومية الأولى للجمعية فقد تقرر أن يكون أهداف الجمعية كالتالي :
تهدف الجمعية إلى تطوير خدمات طب الأسرة والمجتمع والرعاية الصحية الأولية بالمملكة العربية السعودية من خلال تحقيق الأهداف التالية :
·الإسهام في تنمية وتطوير طب الأسرة والمجتمع والرعاية الصحية الأولية .
·الإسهام في تدريب العاملين في مجال طب الأسرة والمجتمع والرعاية الصحية الأولية .
·العمل على التقارب والتعاون بين العاملين في طب الأسرة والمجتمع .
·تسير تبادل الإنتاج العلمي في مجال طب الأسرة والمجتمع بين الهيئات والمؤسسات داخل المملكة وخارجها .
·نشر الوعي الصحي بين المواطنين .

المادة الثالثة:
تقوم الجمعية بتنفيذ عدة أنشطة يتم من خلالها تنفيذ أهدافها التي أنشئت من أجلها ولا يقتصر سبل تنفيذ هذه الأنشطة على ما يلي :
·إصدار مجلة " طب الأسرة والمجتمع " العلمية .
·إصدار مجلة " طب الأسرة والمجتمع : العربية
·عقد مؤتمر سنوي .
·تنفيذ برنامج التعليم الطبي المستمر .
·عقد الندوات العلمية .
·عقد الأمسيات والمحاضرات التثقيفية التي تخدم المجتمع .

وذلك من خلال الأنشطة المركزية التي يقوم بها المقر الرئيسي للجمعية والمكاتب الفرعية في المناطق المختلفة للملكة .

المادة الرابعة:
ضوابط إنشاء مكاتب الجمعية الفرعية في مناطق المملكة :

تتبع الجمعية في نظامها الأساسي للائحة التنظيمية للجمعيات العلمية الصادرة عن وزارة التعليم العالي بمرسوم ملكي، ولكون هذه اللائحة لا تتضمن تنظيم العمل بالمكاتب الفرعية، ورغبة من مجلس إدارة الجمعية في تقنين الأمور الإدارية لتنظيم العمل داخل الجمعية ومكاتبها لدعم مبدأ العمل باللامركزية وإعطاء الصلاحيات وفي إطار قانوني ونظامي يحمي سمعة الجمعية ومصداقيتها. ولهذا تم اقتراح اللائحة التنظيمية الداخلية التالية للعرض على مجلس الإدارة وتوزيعها بغرض الاطلاع عليها ومراجعتها مع أعضاء مجالس الإدارات داخل كل مكتب وإدخال التعديلات المطلوب إضافتها أو حذفها لاعتمادها نهائياً لتصبح جزءً لا يتجزأ من اللائحة التنظيمية للجمعية.
الهدف: إعداد تصور لوضع ضوابط ومعايير إدارية ومالية للمكاتب الفرعية للجمعية.
المتوقع من التطبيق: وجود نظام موحد إداري بين المكاتب من هيكل إداري ونظم إدارية عامة، وتوثيق الأعمال المالية والمحاسبية.
أولا: النظام الإداري:

1- اختيار مشرف المكتب:
يتم اختيار المشرف على المكتب من خلال ترشيحات أسماء يتم طرحها على مجلس إدارة الجمعية من ذوي العلاقة بالقطاعات الصحية المختلفة بمنطقة المكتب وبناءً على طلب من رئيس الجمعية عن شغور موقع أو انتهاء فترة الإشراف النظامية أو استحداث إنشاء مكتب، ويراعي في الاختيار المعايير التالية ما يلي :
§ أن يكون متخصصاً في مجال طب الأسرة والمجتمع أو الرعاية الصحية الأولية أو إحدى مجالات الصحة العامة أو من العاملين في موقع ذو علاقة بتخصص الجمعية.
§ يستثنى من ذلك المشرفين في مواقع إدارية وأكاديمية تدعم مسيرة المكتب في المنطقة ويتم اعتماد هذا الاستثناء من خلال مجلس إدارة الجمعية.
§ أن يحظى مشرف المكتب على شعبية وقبول الأطباء العاملين في مجال طب الأسرة والمجتمع والرعاية الصحية الأولية في منطقة المكتب.
§ أن يكون على علاقة جيدة بجميع الجهات الصحية والإدارية بمنطقة المكتب.
§ أن يكون قادراً على تحمل مسئولية تشغيل المكتب والإشراف علية من النواحي الإدارية والمالية والفنية.
§ أن يكون قادراً على التعامل مع الجهات ذات العلاقة في منطقته للاستجلاب الدعم المناسب للمكتب الذي يمكن من خلاله تسيير أعمال المكتب ذاتياً.
§ يعلن لمن لديه الرغبة في الترشيح لمنصب مشرف المكتب .
§ وبعد موافقة مجلس الإدارة على الأسماء المرشحة يتم التصويت داخل المنطقة من قبل أعضاء الجمعية بالمنطقة لاختيار المشرف من بين المرشحين .
2- مدة الإشراف على المكتب:
تحدد مدة الإشراف على المكتب بمدة دورة كاملة لمجلس الإدارة (3 سنوات) ويتم عرض الترشيحات الجديدة لمشرفي المكاتب للعرض على مجلس الإدارة مع بداية كل دورة لمجلس الإدارة.
3- الوصف الوظيفي ومهام مشرف المكتب:
1-له نفس مهام رئيس الجمعية وواجباته في حدود منطقته .
2-يرأس فرع الجمعية في اجتماعاتها الدورية والطارئة . ( 4 اجتماعات سنوياً ويرفع محاضر الاجتماعات للمقر الرئيسي ).
3-يعد الميزانية الخاصة بالفرع المشرف عليه .
4-يدعو أعضاء مجلس الإدارة لفرع الجمعية إلى الاجتماع لمناقشة الأمور المتعلقة بها حسب جدول زمني ودوري أو إذا اقتضت الحاجة إلى ذلك .
5-يشارك في اجتماعات مجلس الإدارة والجمعية العمومية .
4-الاتفاقية الداخلية:

وهي اتفاقية داخلية تعقد بين مجلس إدارة الجمعية ممثلة في رئيسها ومشرف المكتب بعد الموافقة على اعتماده من مجلس الإدارة ويلتزم من خلالها مشرف المكتب على تحمل كامل المسؤولية عن تسيير أعمال المكتب فنياً وإدارياً ومالياً ويلتزم فيها بتقديم الوثائق التي يتفق عليها في الاتفاقية (تقرير الأنشطة – ميزانية المكتب – خطة العمل – نماذج تقييم المكاتب وغيرها ) لمجلس إدارة الجمعية في المواعيد المحددة لذلك وتكون بتوقيعه الشخصي. ومدة الاتفاقية دورة كاملة لمجلس الإدارة وتجدد عند إعادة انتخابه لدورة ثانية. كما يمكن أن تنقض هذه الاتفاقية من إحدى الطرفين وبإبلاغ الطرف الآخر قبل ذلك بمدة لا تقل عن 6 أشهر .
5-حقوق امتيازات المشرف :
تعطى له شهادة شكر معتمدة من مجلس الإدارة على ما قدمه للمكتب أثناء فترة إشرافه على المكتب، ويحق للمشرف أن يقدم شهادات شكر للعاملين معه في المكتب كما يحق لهن أن يخضر مؤتمر علمي داخلي ومؤتمر علمي خارجي كل عام على نفقة المكتب .
6-مجلس إدارة المكتب:
يلتزم مشرف المكتب بتسيير أمور المكتب المالية والفنية والإدارية من خلال تكوين مجلس إدارة المكتب يقوم هو برئاسته ويكون تحت إشرافه ويتم تكوينه بمسئولية مباشرة منه دون تدخل من مجلس إدارة الجمعية. وعليه تعيين نائباً له وأميناً للمجلس ومسؤول مالي يكونون تحت الإشراف المباشر من مشرف المكتب ورئيس مجلس إدارته.

7- الهيكل التنظيمي الإداري للمكتب:
يتكون الهيكل الإداري للمكتب من مشرف المكتب ونائبه ومسؤول مالي وسكرتارية ومشرف تنمية موارد ومشرف علاقات عامة إضافة إلى من يراه مشرف المكتب لاستكمال مجلس إدارة المكتب.
والحد الأدنى للهيكل الإداري للمكتب يتكون من مسؤول مالي وسكرتارية إضافة لمشرف المكتب. ويمكن التوسع في الموظفين في حالة الحاجة إلى ذلك وتوفر المخصصات المالية اللازمة لدى المكتب.

ثانياً: النظام المالي للمكتب:
1-تعتمد الموارد المالية للمكتب من خلال المصادر التالية:
·اشتراكات الأعضاء: يحق للمكتب نسبة 50% من قيمة اشتراكات الأعضاء التي تسدد كاملة للمقر الرئيسي ومن ثم تخصم هذه النسبة من حساب المقر الرئيسي لصالح حساب المكتب. ( أو " تسدد 50% كاملة للمكتب الرئيسي بعد إيداعها في حساب المكتب الفرعي بالمنطقة " )
·التبرعات والهبات: يحق للمقر الرئيسي نسبة ( 20% ) من قيمة التبرعات أو الهبات التي ترد للمكتب ، على أن يتم إشعار المقر الرئيسي بأي تبرعات ترد للمكتب ويذكر أسم الجهة المتبرعة وقيمة التبرع .
·ميزانيات البرامج والمشاريع المنفذة مع جهات خارجية عن الجمعية : يتم تخصيص نسبة 10% من قيمة المشروع للمقر الرئيسي في الميزانية المقدمة وتدرج تحت بند الإشراف الفني والإداري للمشروع ويحق للمكتب الاستفادة من باقي ميزانية المشروع.
·تسويق الشعار: وفي حالة تسويق أي من المكاتب لشعار الجمعية بغرض تنمية الموارد ترسل للمقر الرئيسي 50% من الإيرادات ( أقلام – بورشورات – ميدليات )
·يحق للمكتب الاستفادة الكاملة من إرباح أنشطة التعليم الصحي المستمر والدورات واللقاء العلمية المنفذة محلياً في منطقة المكتب.

2- مهام المسؤول المالي للمكتب:
·الإشراف على الأعمال المحاسبية.
·مسؤولاً عن ممتلكات المكتب.
·منسق بين المكتب ومكتب المحاسب القانوني.
·يكون عضواً في لجنة الشراء والصرف إضافة إلى مشرف المكتب.
·يقوم بإعداد قائمة الموجودات.
·يعد الوضع المالي دورياً لتقديمه للمشرف ثم الوضع للمكتب الرئيسي.
·مسئولاً عن إعداد الميزانيات المقترحة قبل نهاية السنة بشهرين ورفعها للمكتب الرئيسي.
·يكون مستعداً ومتعاوناً مع مكتب المحاسب القانوني لإطلاعه على الأعمال المحاسبية.

3- إجراءات مالية عامة:
·توثيق الإيرادات وفي حالة التبرعات يتم تجديد (اسم المتبرع– نوع التبرع – مخصص التبرع)
·آلية الصرف تتم عن طريق الدفع للحاجة (المشرف – توثيق المسؤول المالي)
·توقيع الشيكات عن طريق توقيعين (المشرف + المسؤول المالي)
·اختيار مكتب محاسب قانوني لمراجعة المكاتب في كل منطقة (الشرقية – الرياض – مكة المكرمة ) ويتبع هذه المكاتب في المناطق الرئيسية المكاتب القريبة منها جغرافياً.
·تتكفل المكاتب بمصروفات المحاسب القانوني.
·يمكن عمل دورة تدريبية للتعريف بالنظم المالية لمسئولي المكاتب الماليين.

4- ضبط الشئون المالية (محاسبة)
·ضبط الإيرادات: من مهام المسؤول المالي واعتماد مشرف المكتب.
·ضبط المصروفات:
.يعتمد المشرف على مكتب الجمعية على أمر الصرف بالنموذج المعتمد.
.يكون الصرف بشيك للمبالغ التي تتجاوز ( 500 ريال ) مقابل عملية الصرف أو الشراء الواحدة ، ويخصص مبلغ للمصاريف النثرية كعهدة لدى المسؤول المالي للصرف منه بإشراف مدير المكتب على بنود الصرف المنصوص عليها في النظام.
.يكون الصرف بصفة شيك بتوقيعين (المشرف أو من ينوب عنه والمسؤول المالي)
.يكون الصرف ضمن البنود المعتمدة مسبقاً في الميزانية ويسمح باستحداث بنود لمقابلة الظروف الاعتراضية وفي أضيق الحدود وبعد اعتماد ذلك من رئيس الجمعية .
·آلية لحفظ الحقوق:
·حقوق المكتب:
i. توثيق الموجودات الثابتة حسب المتبع نظاماً.
ii. توثيق الإيرادات العينية وكذلك المالية.
iii. تزويد المقر الرئيسي بصفة دورية عن الإيرادات.

·حقوق العاملين:
i. اعتماد وظائف العاملين سواء تفرغ كامل أو جزئي أو عمل تطوعي ويعتمد سنوياً من قبل رئيس الجمعية أو من ينيبه.
ii. تحديد رواتب الموظفين ضمن الميزانية المرفوعة سنوياً.
iii. تحديد مكافأة المتطوعين سواء مقابل الاجتماعات الرسمية أو مقطوعة حسب الميزانية المرفوعة والمعتمدة من المحاسب القانوني.

ثالثاً: ضوابط عامة:
1- إعطاء الحرية كاملة لعمل كافة أنشطة المكتب والتعاقد مع الجهات المعنية في ذلك على أن يتم ذلك من خلال الضوابط التالية:
·يتم ضبط جميع المعاملات المالية الخاصة بهذه الأنشطة من خلال محاسب قانوني بمنطقة المكتب ويتم اعتمادها مجلس إدارة المكتب.
·يتم التعاقد على الاتفاقات مع الجهات المعتبرة في الدولة وخارجها مع المقر الرئيسي للجمعية.
2- يحق لمجلس إدارة الجمعية أن يتدخل لإيقاف أي نشاط يراه مؤثراً على مصداقية الجمعية وسمعتها سواء مالياً أو فنياً وأكاديمياً.

المادة الخامسة : العضوية :
تعتمد العضوية على استيفاء العضو لشروط العضوية المنصوص عليها في المادة الخامسة من القواعد المنظمة للجمعيات العلمية ويتم التأكد من استيفاء الشروط من خلال مراجعة استمارة العضوية المعتدة التي يقوم العضو بتعبئتها وتحفظ في سجلات العضوية لدى المقر الرئيسي للجمعية مع احتفاظ المكاتب الفرعية بسجلات العضوية بالمناطق التابع لها العضو ، ويتم مراجعة شروط العضوية كلما دعت الحاجة لذلك من قبل مجلس إدارة الجمعية ويعتمد أي تعديل من خلال الجمعية العمومية . وتنقسم العضوية إلى الأنواع التالية :
1-عضوية عاملة : ويشترط أن
·يكون طالب العضوية حاصلاً على درجة أو ما يعادلها في مجال تخصص الجمعية .
·أن يدفع الاشتراكات السنوية .
·أن يصدر بقبوله قرار من مجلس الإدارة.

2- عضوية منتسبة : ويتمتع بها
·الطلاب الجامعيون في مجال تخصص الجمعية .
·العاملون والمهتمون في مجال الجمعية ممن لا يتوافر فيهم شروط المؤهل العلمي المحدد للعضوي العاملة
·يعفى العضو المنتسب من 50% من قيمة الاشتراك السنوي ويجوز له حضور جلسات الجمعة العمومية ولجانها المختلفة والاشتراك في المناقشات دون أن يكون له حق التصويت .

3- عضوية شرفية : وتمنح لمن يتوافر فيه واحد أو أكر من الشروط التالية :
·التأكد من مساهمته الفعالة في دعم أنشطة الجمعية في حال دعوته للعضوية . ويمكن الاستناد في ذلك على ما قد سبق وقدمه للجمعية أو أحد فروعها من خدمات أسهمت في إنجاح أعمالها وأنشطتها سواء مادية أو معنوية .
·حماسه واستعداده لدعم أنشطة الرعاية الصحية الأولية بشكل عام .
·شخصية لها تأثير في المجتمع ويمكن الاستفادة منها لخدمة أهداف الجمعية .

مدة العضوية : تم الاتفاق على مدة العضوية 3 سنوات وتجدد بعد تقديم تقرير من مشرف المكتب عن إنجازات العضو مدى مساهمته في دعم أنشطة الجمعية بالمنطقة.

إبلاغ العضو بشروط العضوية الشرفية:
يتم وضع صيغة مختصرة تبين دور عضو الشرف والمجالات التي يستطيع المساهمة فيها وتكون موقعة من رئيس الجمعية ويتولى مشرف المكتب شرحها لعضة الشرف ويكون ذلك عند طلب موافقته على العضوية الشرفية بحيث تكون الموافقة مبنية على علمه بمقتضيات ذلك .

إنهاء العضوية الشرفية : تنهي العضوية في إحدى الحالات التالية :
1.إبدائه عدم الرغبة في استمراره كعضو شرف.
2.انتقاله من منطقة إلى أخرى وتعذر الاستفادة من إسهاماته فيها .
3.إجماع مجلس الإدارة على إنهاء العضوية الشرفية بناءً على المبررات التي توضح عدم التزام العضو بمعايير العضوية .

يتم إخطار العضو بإنهاء عضويته من قبل رئيس الجمعية .
ترك عدد الأعضاء الشرفيين في كل منطقة مفتوحاً مع الأخذ في الاعتبار النقاط السابقة

المادة السادسة : إنها العضوية :
تنتهي العضوية العاملة أو المنتسبة في الجمعية حسب الحالات التي وردت في المادة السادسة من القواعد المنظمة و تسقط العضوية في هذه المادة إلا بموافقة مجلس إدارة الجمعية .

المادة السابعة : إعادة العضوية :
يجوز بقرار من مجلس إدارة الجمعية إعادة العضوية إلى العضو الذي فقدها بناءً على طلبه إذا زالت أسباب إسقاط العضوية السابقة .

المادة الثامنة : الجمعية العمومية :
تتكون الجمعية العمومية من الأعضاء العاملين وتعقد اجتماعاً عادياً مرة كل عام بدعوة من رئيس مجلس الإدارة توجه بريدياً بصفة شخصية لكل عضو من أعضاء الجمعية تحدد بها مكان ووقت انعقاد الاجتماع ويضع بها جدول أعمال الاجتماع على أن تكون الدعوة قبل موعد الاجتماع بوقت كاف ويمكن الاستعاضة عن ذلك بالإعلان عن اجتماع الجمعية العمومية في الصحف أو في موقع الجمعية على شبكة الإنترنت ، ولا يكون الاجتماع صحيحاً إلا بحضور أغلبية الأعضاء السارية عضويتهم وقت انعقاد الجمعية ، فإذا لم تحضر الأغلبية جاز عقد اجتماع أخر ويعقد صحيحاً بمن حضر ويجوز بناءً على طلب مجلس الإدارة أو خمس أعضاء الجمعية العمومية عقد اجتماع غير عادي إذا اقتضت الضرورة ذلك .

المادة التاسعة : اختصاصات الجمعية العمومية :
تسعى الجمعية العمومية إلى تحقيق أهداف الجمعية ولها على وجه الخصوص ما يلي :
·إصدار القواعد المنظمة لسير العمل الداخلي في الجمعية
·إقرار الميزانية السنوية للجمعية والموافقة على حسابها الختامي كل سنة .
·اعتماد التقرير السنوي للجمعية .
·اختيار أعضاء مجلس الإدارة .
·إقرار خطة العمل التي يقدمها مجلس الإدارة .
·اقتراح إنشاء فروع للجمعية بناءً على توصية مجلس الإدارة .
·تعين مراجع خارجي لحسابات الجمعية وتحديد الميزانية .
·اقتراح نقل مقر الجمعية إلى جامعة أخرى .
·اقتراح حل الجمعية .

المادة العاشرة : رئيس شرف الجمعية :

الجمعية السعودية لطب الأسرة والمجتمع ( قرار مجلس الإدارة )
إنه لمن دواعي فخر أعضاء الجمعية السعودية لطب الأسرة والمجتمع ممثلين في مجلس إدارة الجمعية أن يكون لصاحب السمو الملكي الأمير طلال بن عبد العزيز آل سعود الفضل في دعم مسيرة الجمعية منذ نشأتها مما مكنها من القيام بالعديد من النشاطات المجتمعية والعلمية .
وتأصيلاً وعرفاناً منا لدور سموه العظيم والشكور في مؤازرة جمعيتنا ماديا ومعنوياً وتقديراً لشخصية سموه الوطنية والإقليمية والدولية والشهود لها بدعم الجهود التنموية وبناء المؤسسات المجتمعية فإن الجمعية السعودية لطب الأسرة والمجتمع تتقدم لسموه الكريم بطلب تفضله بالموافقة على ما يلي :

1.قبول رئاسة الجمعية الفخرية وأن ترعى الجمعية بما يتعلق بالأمور المتعلقة بالخطط والبرامج ذات الأثر المرحلي أو المستقبلي على مسيرة الجمعية .
2.دعم الجمعية بتوجيهاته الكريمة وخاصة فيما يتعلق بالأمور المتعلقة بالخطط والبرامج ذات الأثر المرحلي أو المستقبلي على مسيرة الجمعية .
3.رئاسة اجتماعات الجمعية العمومية ( العادية وغير العادية ) متى سمحت ظروفه بذلك .
4.إشعار سموه والتنسيق معه حول اجتماعات مجلس الإدارة التي يتم فيها مناقشة المواضيع الهامة للنظر فيما إذا كانت ظروفه تسمح لرعاية هذه الاجتماعات .
5.الرفع لسموه فيما يختص بالعلاقة مع الجهات الأخرى ذات الارتباط بطبيعة أعمال الجمعية .

المادة الحادية عشر : موارد الجمعية وميزانيتها:

أولاً : تعتمد الجمعية بصفة أساسية على مواردها الذاتية وهي :
1- حصيلة الاشتراكات السنوية للأعضاء .
2- حصيلة ما تبيعه الجمعية من مطبوعات ، ونشرات دورية وما تقدمه من خدمات في خدود نشاطها .
3- إيرادات ما تعقده من ندوات وبرامج .
4- الهبات والتبرعات والمنح التي تقدمها الجامعة أو الهيئات أو الأفراد .

ثانياً : ميزانية الجمعية والحسابات الختامية :
1- تبدأ السنة المالية للجمعية وتنتهي مع السنة المالية للجامعة .
2- تعد الحسابات الختامية طبقاً للقواعد والأعراف المهنية .

المادة الثانية عشر : تكوين مجلس الإدارة :

يتكون مجلس الإدارة من عدد من الأعضاء العاملين بالجمعية لا يزيد على ( 9 ) تسعة تختارهم الجمعية العمومية بالاقتراع السري من بين أعضائها العاملين الذين مضى على عضويتهم سنتين عل الأقل ويتكون ثلث أعضاء المجلس من منسوبي جامعة المكل فيصل .
1- يمكن إتمام عملية الاقتراع من خلال الاقتراع البريدي تحت إشراف لجنة انتخابية يتم تكليفها من قبل مجلس الإدارة أو طريق أو أي طريقة إلكترونية أخرى يمكن اقتراحها من المجلس ويتم اعتمادها من قبل الجمعية العمومية .
2- تبدأ عملية الترشيح لعضوية المجلس من خلال دعوة عامة توجه لجميع الأعضاء العاملين من قبل رئيس اللجنة الانتخابية يحدد فيها شروط الترشيح لعضوية المجلس والمواعيد المقررة لاستقبال الترشيحات وموعد إغلاقها ثم يتم عمل قائمة المرشحين ليتم طرحها مرة أخرى للاقتراع سواء كان من خلال الاقتراع البريدي أو الإلكتروني أو الحضور المباشر في اجتماع الجمعية العمومية ، ويحق لعضو الجمعية التصويت من خلال توكيل أحد الزملاء الحاضرين لاجتماع الجمعية بحيث لا يسمح للعضو الواحد أن يحمل أكثر من توكيل واحد معتمد من جهة عمل العضو الموكل . وتحسب الأصوات التي يتم استقبالها من خلا البريد والطرق الأخرى من النسبة المطلوبة لبلوغ النسبة المطلوبة لقانونية اجتماع الجمعية العمومية .
3- مدة عضوية المجلس ثلاث سنوات قابلة للتجديد مرة واحدة .
4- إذا تغيب أحد أعضاء مجلس الإدارة عن اجتماعات المجلس 3 مرات متتالية دون عذر مقبول جاز لمجلس الإدارة اعتباره مستقيلاً .
5- عند شغور عضوية أحد أعضاء مجلس الإدارة المختارين من الجمعية العمومية لسبب من الأسباب يختار المجلس عضواً بديلاً ، ويشترط موافقة الجمعية العمومية على ذلك في أول اجتماع لها .
6- يختار مجلس الإدارة بالاقتراع السري من بين أعضائه رئيساً له لمدة ثلاث سنوات قابلة للتجديد مرة واحدة على أن يكون من منسوبي الجامعة التي تتبعها الجمعية ، كما يختار المجلس من بين أعضائه نائباً للرئيس ، وأمينا للمجلس ، وأمينا للمال .
7- يعتبر رئيس مجلس الإدارة ممثلاً للجمعية أمام الغير وينوب عنها في الاتصال بالجهات الرسمية وغير الرسمية في المملكة وخارجها وفق الإجراءات النظامية المقررة وله رئاسة الجمعية العمومية .
المادة الثالثة عشر : اجتماعات مجلس الإدارة:
بعقد مجلس الإدارة اجتماعاً عادياً كل ثلاثة أشهر ، ولا يكون اجتماعه صحيحاً إلا بحضور أغلبية أعضائه ، ويجوز له عقد اجتماعات غير عادية كلما طلب ذلك من نصف أعضائه أو طلبه خمس عدد أعضاء الجمعية العمومية أو رئيس مجلس الإدارة وفي هذه الحالة يقتصر الاجتماع على بحث الموضوعات التي عقد المجلس من أجلها .
وتصدر قرارات مجلس الإدارة بأغلبية أصوات الحاضرين ، وعند تساوي الأصوات يكون صوت رئيس المجلس مرجحاً.

المادة الرابعة عشرة : اختصاصات مجلس الإدارة : يختص مجلس الإدارة بما يلي :_
1-اقتراح ميزانية الجمعية .
2-إعداد جدول أعمال الجمعية العمومية .
3-اقتراح السياسة العامة للجمعية في إطار الأهداف الواردة في هذه القواعد ، وعرضها على الجمعية العمومية لإقرارها .
4-اقتراح القواعد الداخلية للجمعية وتنظيم عملها.
5-تكوين اللجان والمجموعات المتخصصة لأداء مهام الجمعية ونشاطها.
6-إعداد التقرير السنوي لنشاط الجمعية ورفعه إلى المجالس المختصة في الجامعة بعد اعتماده من الجمعية العمومية.
7-تحديد الاشتراكات السنوية للأعضاء .
8-التكليف بإعداد الدراسات والأبحاث.
9-الموافقة على عقد الندوات والدورات والحلقات الدراسية وفق الأنظمة المتعلقة بذلك والتي تتبعها الجامعات.
10-قبول الهبات والتبرعات والمنح والمعونات.

المادة الخامسة عشر : الوصف الوظيفي للكوادر العاملة بالجمعية:
الوصف الوظيفي ومهام رئيس الجمعية:
هو الرئيس العامل للجمعية ويختص أساساً بما يلي :
1-يترأس اجتماعات الجمعية والتصويت وفي حالة تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي منه رئيس الجمعية .
2-إقرار جدول أعمال مجلس الإدارة ومراقبة تنفيذ قراراته .
3-دعوة أعضاء الجمعية للاجتماع الدوري طبقاً لجدول الأعمال المعد .
4- الدعوة للاجتماع الطارئ للجمعية العمومية لمناقشة الأمور الملحة .
5- تكليف نائبه برئاسة جلسات الجمعية في حالة غيابه أو سفره .
6- التوقيع على محاضر الجلسات والقرارات الإدارية .
7-المصادقة على الميزانية الخاصة بالجمعية وعرضها على الأعضاء لمناقشتها واتخاذ القرارات المناسبة بشأنها .
8-التوقيع على جميع الشيكات والأوراق المالية مع أمين الصندوق .
9-توجيه الدعوة لعقد المؤتمرات العلمية والندوات وحلقات العمل .
10-القيام بزيارات دورية ( فنية وإدارية ) لفروع الجمعية بالمناطق المختلفة .
11-تمثيل الجمعية في المؤتمرات والندوات العربية والعالمية
12-تمثيل الجمعية والنيابة عنها أمام الجهات الإدارية والعالمية .
13-التنسيق للتعاون مع مختلف الجمعيات والهيئات فيما يتعلق بأمور الجمعية .
14-التوقيع على جميع العقود والاتفاقيات التي يوافق عليها المجلس على إبرامهما وذلك نيابة عن الجمعية .
15-البت في المسائل العاجلة الضرورية التي لا يمكن تأجيلها إلى اجتماع مجلس الإدارة ويكون له كافة اختصاصات المجلس .

الوصف الوظيفي ومهام نائب رئيس الجمعية:
1-يترأس اجتماع مجلس الإدارة في حالة غياب أو سفر رئيس الجمعية .
2-القيام بأعمال رئيس الجمعية في حالة غياب الرئيس مع تخويله جميع الصلاحيات .
3-القيام بزيارات دورية لفروع الجمعية في المناطق المختلفة .
4-تمثيل الجمعية في المؤتمرات والندوات المحلية والعالمية .
5-مساعدة رئيس الجمعية فيما يكلف به من مهام .

مهام عضو مجلس الإدارة:
1-طبيب استشاري رعاية صحية أولية /طب الأسرة والمجتمع / الصحة العامة .
2-حضور اجتماعات الجمعية بدعوة من الرئيس أو نائبه ويناقش الموضوعات المطروحة وله حق التصويت .
3-المناقشة مع بقية أعضاء الجمعية الأمور الإدارية والمالية المختلفة التي تحتاج إلى اتخاذ القرارات .
4-القيام بتكليف من رئيس الجمعية أو نائبه بزيارات ميدانية ( فنية إدارية) لفروع الجمعية بالمناطق ويعد تقارير بذلك يرفعها لرئيس الجمعية .
5-المشاركة بتكليف من رئيس الجمعية في حضور الندوات والمؤتمرات المحلية والخارجية ويعد تقريراً بذلك .
6-اقتراح البرامج أو النشاطات التي تطور خدمات الجمعية .

مهام الوصف الوظيفي لأمين صندوق الجمعية:
يعتبر أمين الصندوق مسؤولاً عن جميع شئون الجمعية المالية طبقاً للنظام الذي يقرره مجلس إدارة الجمعية ويختص أساساً بما يلي :
1- الإشراف العام على المصادر المالية ومراقبة استخراج الإيصالات عن جميع الإيرادات واستلامها وإيداعها في صندوق التوفير أو البنك المعني ومراقبة أو تولى جميع الإيرادات والمصروفات .
2- يكون مسؤولاً عن تنظيم الأعمال المالية والميزانية والإشراف عليها وعرض ملاحظاته ومذكراته على مجلس الإدارة .
3- صرف المبالغ التي تقرر صرفها قانوناً مع الاحتفاظ بالمستندات الدالة على صحة الصرف .
4- مراجعة السجلات المالية والحسابات ومراجعة المستندات المالية قبل وبعد الصرف واعتمادها وحفظها .
5- تنفيذ قرارات مجلس الإدارة فيما يتصل بالمعاملات المالية بشرط أن تكون مطابقة لبنود الميزانية .
6- التوقيع مع الرئيس أو من ينوب عنه على أذونات الصرف والشيكات .
7- عرض الحساب الختامي والميزانية العمومية وأي تقارير مالية أخرى على مجلس الإدارة .
8- الاشتراك مع السكرتير في وضع مشروع الميزانية للسنة المقبلة وعرضه على مجلس الإدارة واعتماده من رئيس الجمعية .
9- بحث أي ملاحظات على الإيرادات والمصروفات والميزانية العمومية تمهيداًً لعرض الموضوع كله على مجلس الإدارة ,
10-يكون مسؤولاً على الرد على أي استفسار يرد الجمعية حول الإيرادات والصرف والميزانية العامة .
11-الإشراف على الجرد السنوي وتقديم تقرير نتيجة الجرد إلى كل من أعضاء مجلس الإدارة ومشرفي المكاتب الفرعية.

مهام سكرتير الجمعية:
1- تحضير جدول أعمال مجلس الإدارة والجمعية العمومية وأي اجتماعات أخري للجمعية.
2-إعداد محاضر وقرارات الاجتماعات وتسجيلها في سجلات خاصة وعرضها على مجلس الإدارة في الاجتماع التالي للتصويت عليها بعد دراستها .
3-إعداد سجل بأسماء أعضاء الجمعية وعناوينهم وكذلك مشرفي مكاتب أفرع الجمعية بالمناطق .
4-الاحتفاظ بسجلات محاضر الجلسات الخاصة بمجلس الإدارة والجمعية العمومية والتوقيع عليها من الرئيس .
5-إخطار أعضاء مجلس الإدارة ومشرفي المكاتب الفرعية عن حركة العضوية وذلك كل ثلاثة اشهر وفي موعد أقصاه الأسبوع الأول من الشهر الرابع وذلك بخطاب رسمي صادر من رئيس الجمعية .
6-العمل على تنفيذ قرارات مجلس الإدارة .
7-إعداد التقرير السنوي عن نشاط الجمعية وتقديمه لمجلس الإدارة .
8-إعداد جدول أعمال الجمعية العمومية والعمل على دعوتها خلال الثلاثة اشهر التالية لانتهاء السنة المالية للجمعية .

الوصف الوظيفي لمشرف فروع الجمعية بالمناطق :
6-استشاري رعاية صحية أولية / طب الأسرة والمجتمع / صحة عامة / صحة مهنية .
7-له نفس مهام رئيس الجمعية وواجباته في حدود منطقته .
8- يرأس فرع الجمعية في اجتماعاتها الدورية والطارئة .
9- يعد الميزانية الخاصة بالفرع المشرف عليه .
10-يدعو أعضاء مجلس الإدارة لفرع الجمعية إلى الاجتماع لمناقشة الأمور المتعلقة بها إذا اقتضت الحاجة إلى ذلك .
11-يصوت في انتخابات الفرع ومجلس إدارة الجمعية .
12-يشارك في اجتماعات مجلس الإدارة والجمعية العمومية .
13-له حق في 50% من رسوم اشتراكات أعضاء الجمعية في منطقته وذلك لتسهيل أمور مكتب فرع الجمعية من النواحي المالية والإدارية

المادة السادسة عشر : أحكام عامة:
1-ترتبط الجمعية في أنشطتها بمدير جامعة المكل فيصل أو من يفوضه .
2-يتم إقرار هذه اللائحة التنفيذية من قبل مجلس جامعة الملك فيصل.
3-يعتمد محضر الجمعية العمومية ومجلس الإدارة من قبل مدير جامعة الملك فيصل أو من يفوضه.
4-في حالة الاختلاف بين مدير الجامعة والجمعية العمومية أو مجلس الإدارة يرفع الموضوع إلى مجلس الجامعة ويكون قراره في ذلك نهائياً
5-إذا حلت الجمعية العلمية ( لأي سبب) تؤول ممتلكاتها إلى الجامعة التي أنشأتها .
6-إذا تم نقل الجمعية من جامعة إلى أخرى تنتقل جميع ممتلكاتها ووثائقها إلى الجامعة الجديدة .
7-لمجلس التعليم العالي حق تفسير هذه القواعد .
8-يعمل بهذه القواعد من تاريخ الموافقة عليها .
9-تطبق أحكام هذه القواعد على الجمعيات القائمة حالياً .
10-تلغى هذه القواعد ما يتعارض معها.